Conditions générales de vente et d' exposition
La BSTP est en charge de la commercialisation et de la gestion de l’exposition du SISPI 2022. La BSTP est ci-après désigné par le terme « L’Organisateur ».
SOUSCRIPTION
Pour être valable, le présent formu-laire de demande de participation doit être envoyé à la BSTP par courri-er, par fax, ou par courriel.S’il est envoyé par courriel, il devra précédemment avoir été scanné et signé avant d’être envoyé. Pour être prise en compte, toute demande d’inscription et de réservation doit porter la signature du souscripteur. La signature apposée sur le(s) formulaire(s) demande de participation constitue un engagement ferme de location d’espace et représente pour le signataire l’acceptation des présentes conditions générales de vente et des conditions d’exposition.
Un acompte de 50 % du montant total dû sera facturé dès réception du formulaire de demande de participation. Cet acompte est exigible à réception de la facture afin de garantir la réservation. Aucun accord verbal ou téléphonique ne saurait engager la BSTP sauf si celui-ci était suivi d’une confirmation écrite.
En tout état de cause, le solde du pour l’exposition devra être réglé pour le 30 Octobre 2022, au plus tard. Le non-paiement dudit solde à cette date d’échéance entraînera l’inter-diction d’utiliser les surfaces réservées, et ce, sans remboursement de l’acompte versé. L’attribution des emplacements s’effectue dans l’ordre d’arrivée des formulaires de demande de partici-pation et de réservation, et est soumise au paiement complet des frais de participation dus, d’une part, et de l’accord de la BSTP d’autre part. Une fois les emplacements attribués, aucun changement ne pourra avoir lieu sans l’accord écrit de la BSTP.
Dans tous les cas, le solde de la participation à l’exposition devra avoir été réglé en totalité avant la tenue de la manifestation. Aucun exposant ne sera autorisé à commencer l’aménagement de son espace d’exposition ni à figurer en qualité d’exposant dans les publications de l’exposition en l’absence du règlement du solde du. Les plans de l’exposition ne sont pas contractuels. Ils sont subordonnés à leur acceptation par les autorités locales et régionales et doivent également être avalisés par les services de sécurité incendie. la BSTP se réserve toutefois le droit de modifier l’emplacement, la taille et la disposition des espaces d’exposition si cela est jugé nécessaire.
ADMISSION DES CANDIDATURES
«L’Organisateur» se réservent le droit de refuser les candidatures ne répon-dant pas aux exigences et attentes ou pour tout autre motif. Ils se réservent également le droit de limiter ou d’interdire l’usage des surfaces attribuées, entièrement ou en partie seulement, si ces dernières contrevenaient à l’image de marque de l’exposition.
RÈGLEMENT
En sa qualité d’organisateur, la BSTP est la seule entité habilitée à recevoir les règlements relatifs à l’exposition. L’acompte versé sur le montant de l’inscription à l’exposition peut être effectué : par virement bancaire à l’ordre de : BSTP par carte de crédit : VISA / MASTER CARD / EUROCARD. Les coordonnées bancaires seront fournies ultérieurement sur la facture. En cas de paiement par virement bancaire, veuillez préciser sur l’ordre de virement le motif du règlement ainsi que le numéro de facture.
ANNULATION (CONDITIONS APPLICA-BLES AUX SPONSORS ET AUX EXPOSANTS)
25 % du montant convenu dû si l’annulation intervient jusqu’au 30 juin 2022. 50 % du montant convenu dû si l’annulation intervient entrele 1er juillet 2022 et le 30 Octobre 2022 ;100% du montant convenu dû si l’annulation intervient après le 30 Octobre 2022. Après confirmation de la réservation d’un emplacement, toute demande de réduction de la surface allouée sera considérée comme une demande d’annulation et régie par les présentes conditions d’annulation. Une réduction d’espace d’exposition peut entraîner une modification de l’emplacement (décision à la discré-tion de l’organisateur). La non-obtention d’un visa ou l’absence d’autorisation des douanes ne sauraient en aucun cas constituer un motif de remboursement pour cause d’annulation ou de non-participation.
RÈGLEMENT SUR SITE
Les exposants sont tenus de se conformer au règlement en vigueur sur le site de l’exposition et dans sa région, tant en ce qui concerne l’ordre public que les procédures de sécurité et de sûreté. « Les Organisateurs » prendront les mesures qui s’imposent contre tout contrevenant au présent règlement. À cet effet, « L’Organisateur » sont habilités à demander l’enlèvement/ la modifi-cation de toute structure non conforme au règlement intérieur de l’exposition, voire d’annuler la partici-pation d’un exposant. La décision prise par « L’Organisateur » a un effet exécutoire.
ENTRÉE À L’EXPOSITION
L’accès à l’exposition est restreint. Les conditions exactes d’accès seront précisées dans un document adressé ultérieurement aux exposants ou postées sur le site internet.
OCCUPATION
Les exposants ne sont pas autorisés à partager avec d’autres exposants l’emplacement qui leur a été attribué sans l’accord écrit préalable de l’Organisateur.
ASSURANCE
Le signataire renonce à tout recours contre l’Organisateur et propriétaire des lieux et s’engage à souscrire les polices d’assurance nécessaires pour tous les risques encourus par le matériel exposé (vol, dégâts, etc.) ainsi que les responsabilités civiles couvrant le personnel fixe ou intéri-maire de son entreprise présents au Salon SISPI 2022. En aucun cas, l’exposant ne sera couvert par les assurances de L’Organisateur.
FORCE MAJEURE
En cas de force majeure, les dates de l’exposition pourraient être amenées à changer, ou l’exposition pourrait être annulée purement et simplement. Dans ce dernier cas de figure, les sommes restant disponibles après le paiement de toutes les dépenses engagées seraient réparties entre les exposants au prorata des sommes versées par eux, sans qu’il ne leur soit possible d’exercer aucun recours, ni contre l’organisateur, ni contre le réalisateur.
INTERPRÉTATION DES RÈGLEMENTS ET AMENDEMENTS EN VIGUEUR
La BSTP est la seule autorité com-pétente pour régler les difficultés d’interprétation et d’application du présent règlement. Les frais occasion-nés par le non-respect du présent règlement seront supportés par l’exposant. La BSTP se réserve le droit de modifier ou de compléter le présent règlement, mais en avertira les exposants.
GUIDE DE L’EXPOSANT
Chaque exposant inscrit recevra un « Guide de l’exposant » quelques semaines avant la tenue de la manifestation, et en tout état de cause, une fois l’acompte de réservation réglé. Ledit guide contient tous les renseignements nécessaires relatifs aux conditions générales, aux règles de sécurité, au montage de stand et aux conditions d’organisation. Il com-prend également le descriptif des stands, des spécifications et des plans. Pour répondre à vos éventuels besoins complémentaires, sont également inclus des bons de com-mande et des tarifs pour la location de mobilier, éléments de décoration et autres services nécessaires (télé-phone, électricité, transport, stock-age, etc.).
RÈGLES DE SANTÉ ET DE SÉCURITÉ AU TRAVAIL
L’exposant doit veiller à ce que son prestataire et ses employés respect-ent la législation actuelle sur la santé et la sécurité au travail et que tout matériel exposé soit également conforme à cette législation.
SOCIÉTÉS TIERCES
La BSTP communiquera exclusivement avec les entreprises tierces officiellement mandatées par les exposants et sponsors de la manifes-tation. « L’Organisateur » ne répon-dront pas aux demandes d’informa-tion en provenance d’entreprises tierces qui n’indiqueraient pas clairement la société qu’elles représentent. Il est de la responsabilité de l’exposant d’indiquer au secrétariat de l’exposition l’intégralité des coor-données des entreprises tierces avec lesquelles il travaille.
CONFÉRENCES DE PRESSE
Les conférences de presse organ-isées par les acteurs du secteur ne pourront être organisées qu’aux moments précisés par « L’Organisa-teur» de l’exposition. Le secrétariat de l’exposition doit être averti de toutes les conférences de presse prévues et tous les journalistes doivent être officiellement enregistrés pour pouvoir y participer.
PROMOTION SUR LE SALON
La promotion sur l’expositon doit se limiter à l’emplacement attribué à l’exposant ou aux salles de réunion louées par le sponsor / l’exposant. La signature d’un contrat de participa-tion (sponsor et / ou exposition ou toute autre forme de participation au Salon) implique l’engagement du signataire de ne pas organiser ni promouvoir de conférences, congrès ou autres évènements pendant la durée officielle du programme de l’exposition, sans l’accord exprès du comité d’organisation. Les sociétés qui exposeraient dans le cadre d’un évènement autre que le site abritant l’exposition verront leur participation automatiquement annulée sans que «L’Organisateur» ne soient tenus à aucun remboursement des frais engagés. « L’Organisateur » de l’exposition se réservent le droit d’interdire l’accès des emplace-ments loués aux entreprises exposant ailleurs qu’au Salon.